Si quieres tener una comunicación corporativa impecable, homogénea y seria, tienes que evitar hacer un uso o tratamiento erróneo del correo electrónico. Y es que está en juego nuestra reputación, en este caso, a través de las relaciones o comunicaciones virtuales.
Es fácil cometer pequeños gestos inadecuados que pueden afectar a nuestra imagen y credibilidad. Por eso, os doy cuatro consejos para hacer un uso correcto del correo electrónico:
1. La dirección electrónica debe ser neutra. Lo más recomendable es usar el nombre de la marca sin más o tu nombre y apellido de forma limpia, sin ningún número o apodo. Es más difícil que tomen en serio a alguien que en su nombre de usuario tiene un año o un mote.
En el caso de que se opte por una cuenta gratuita, yo recomiendo GMAIL o YAHOO, ya que otras como HOTMAIL connotan un significado adolescente (por aquello de que fueron los primeros y todos lo tuvimos para el Messenger) o incluso fuera de tono (por lo de «correo caliente», traducción literal de Hotmail).
Pero si es posible contar con una dirección electrónica vinculada al dominio oficial de una empresa, entidad o institución, es mucho mejor homogeneizar la imagen corporativa y trabajar con una dirección bajo dicho dominio. Queda raro, feo y poco profesional ver que una empresa tiene página web y ofrece un correo de GMAIL.
2. El asunto debe ser concreto. Hay que pensar que tu mail debe ser reconocido entre cientos de ellos por el asunto, así que piensa en quien lo recibirá y dale las pistas exactas para que sepa de qué va el tema que tratáis: «Reunión RRHH», «Cena Futbol»…
3. El mensaje y el estilo en la redacción dependerá de la formalidad o informalidad de la situación, de la seriedad del tema, de la relación entre emisor y receptor, etc. Pero es recomendable seguir esta línea:
– Saludo: «Hola, ¿qué tal?» o «Estimado responsable de RRHH»…
– Presentación y/o motivo: «Soy Javi Polinario, periodista y relaciones públicas y le escribo porque…»
– Cuerpo: El resto de contenido que se quiera explicar: detalles, argumentaciones, temas secundarios…
– Documentos adjuntos: Si hay documentos adjuntos en el correo, especificar cuáles son: «Te adjunto el documento que firmaremos en formato PDF» o «Te envío en este correo la imagen que me pediste en alta resolución en formato JPG»…
– Despedida: «Esperando respuesta, aprovecho para saludarle» o «¡Estamos en contacto!»
– Firma: Tu nombre nuevamente con cargo y datos de contacto.
4. Revisar el mensaje: Es importantísimo revisar el contenido antes de darle a «Enviar»: faltas de ortografía, expresiones y orden de las frases, etc. Un correo con errores o difícil de comprender es peor que enviarlo desde «soyelmejor69@hotmail.com». Bueno, no sé… 😉